Det er alltid den vennen. Du vet, den med 76 uhørte talemeldinger, 150 uleste tekster og - sluk - 15.964 uleste e-poster i innboksen hennes. (Eller kanskje den "vennen" er deg.) Uansett kan du holde innboksen ujevn eller til og med nå Inbox Zero som umulige bragder til #adulting. Men digitalt rengjøring av hus trenger ikke å være ditt minst favorittarbeid.
Siden alle bruker KonMari-metoden i sine hjem, tappet vi noen få produktivitetseksperter for å gi noen tips om hvordan du kan bringe den magiske kunsten å rydde opp i innboksen.
For viktige e-poster som reiseruter, kuponger og informasjon fra utleier som du vil lagre senere, kan du koble kontoen din til en notat-app som Evernote. "Med e-post til Evernote-funksjonen, vil du kunne sende disse e-postene direkte til notatblokker som ‘Kommende reise’, ‘Oppdrag’ og ‘Tilbud’, sier Forrest Bryant, redaksjonssjef i Evernote.
Hater du å kaste bort tid på arkivering av innkommende e-post? Enkel løsning, sier Bryant: “Konfigurer smarte etiketter i Gmail
eller regler i Outlook å automatisk sortere e-postmeldinger du mottar basert på avsender eller nøkkelord slik at du ikke kaster bort tid på arkivering innkommende e-postmeldinger i de aktuelle mappene eller grave rundt etter den ene meldingen fra sjefen din fra en måned siden.”Hvis søppelpost bulker opp innboksen din, kan du bruke en vane å melde deg av regelmessig via en app som Unroll.me. Du kan også melde deg av manuelt ved å søke etter nøkkelordet "avmelde" i e-postens søkefelt. “Når jeg har fem eller ti minutter før neste møte eller er på vent på telefonen, prøver jeg å melde meg på fem eller så e-post om gangen, noe som gjør oppgaven håndterbar, sier Shay Paulson, eier og mediestrateg på Merit Media.
Selv om en rask e-post for å planlegge et møte virker praktisk, er dette nøyaktig de trådtypene som tetter inn innboksene våre. Spar tid og forhindre rot i innboksen ved å bruke et online kalendersystem som Planlegging av aksuitet eller Calendly i stedet. "På denne måten kan du synkronisere den med Gmail eller arbeidskalender, og få folk til å planlegge en tid for å møtes eller chatte når det er praktisk for alle," sier forretningscoach Lindsey Anvik.
Hvor irriterende er det å manuelt søke etter den e-posten med informasjon du trenger for å få gjort noe på jobb? Anvik anbefaler å kutte ned på unødvendige e-postkjeder med prosjektstyringssystemer som asana eller Basecamp. "Begge har en app og varsler, slik at du enkelt kan holde rede på prosjekter og klienter på ett sted uten hodepine av å sortere og søke gjennom innboksen," sier hun.
Hvis du for øyeblikket bruker e-post for å samarbeide med grupper eller team av mennesker, sier Anvik en chat-app utenfor Skype eller Slack kan tillate deg å enkelt kommunisere spørsmål og få umiddelbare svar i stedet for å måtte vente på et e-post svar.
Natalie Wise, forfatter av “Håndbok for selvdisiplin, Har et genialt triks for å få så mye kjørelengde ut av signaturen din som du kan. "I stedet for bare å oppgi navn og tittel, kan du legge til aktive timer for e-postkontroll, vanlig informasjon du sender inn e-postene dine, og den beste måten å kontakte deg på," sier hun. “Prøv,‘ Jeg foretrekker å snakke via tekst. Send meg gjerne på mitt nummer for en raskere respons. '”
En annen måte å holde en ren innboks på? Kompartisjon ved å sette opp fire separate e-postkontoer som tjener spesifikke formål. Profesjonell arrangør og produktivitetskonsulent Josephine Page foreslår en for personlige saker, en for arbeid, en for markedsføring av e-post og en for sosiale medier. "Hver e-postadresse kan være et derivat av den første, for eksempel 'douglasP' for personlig eller 'douglasB' for virksomheten," sier hun. "Det er mindre overveldende å gjennomgå og utføre en handlingsplan for hver e-post hvis du setter opp separate e-postadresser."
Selv om du forhindrer unødvendige e-poster fra å forsøke innboksen din, er du ikke ute av skogen for vedlikehold. Justin Lavelle, kommunikasjonssjef for BeenVerified, sier han setter en vanlig dato for å administrere e-postene sine. “Velg tid hver uke for å opprettholde innboksen. I løpet av den tiden kan du blokkere kalenderen og stille telefonen. Beskytt tiden slik du ville gjort i alle andre viktige møter, og bli organisert, sier han. "Fei bort det irrelevante, arkiver det komplette og prioriter oppgavelisten."
