Google tilbyr en tilsynelatende uendelig verktøykasse med produktivitetsverktøy, og takket være Google Kalender har jeg vært i stand til å finjustere planleggings- og produktivitetsvanene mine. Kalenderen har eksistert i mange år, men jeg ble overrasket over hvor mange mennesker som ikke bruker den til sitt fulle potensiale. Jeg bruker nå Google Kalender for å organisere både mitt yrkes- og sosiale liv, samtidig som det er et verktøy for å holde meg organisert på blogginnlegg og planlegging. Her er noen tips jeg har lært underveis ...
Starter: Akkurat som Google Reader har alle med en Gmail-konto automatisk tilgang til å opprette og bruke sin egen Google Kalender. Klikk på kategorien Kalender øverst til venstre for å komme dit fra Gmail.
Planlegg møter / arrangementer: Det er tre måter å lage en hendelse på. For møter på jobben synes jeg det er best å klikke på knappen “Opprett begivenhet” for å detaljere møtet med nøyaktig tid, dato, beliggenhet og alle som kan delta.
"Quick Add" lar deg tittelen på arrangementet ditt først, og tar deg deretter direkte til den samme detaljerte siden som "Create Event". Jeg liker å bruke Quick Add når jeg planlegger temaer jeg skal skrive om for måneden. For påminnelser som ikke krever invitasjoner eller spesifikke tider, klikker jeg på firkanten i kalenderen (generelt liker jeg å se på kalenderen min i månedsvisning) og skriv raskt inn en påminnelse for den dagen, for eksempel et notat om å ringe noen eller når en RSVP for en hendelse åpnes.
Organiser sosialt liv: Hvis vennene dine er villige til å dele kalendere, er dette et av de beste verktøyene for å planlegge hangouts for drinker, spillkveld, sport eller noe du vil gjøre i og som en gruppe. Fordi vi ikke alltid kan holde kontakten med venner i løpet av uken, er det å kunne se hverandres tilgjengelighet gjøre det mye enklere å velge en tid der alle kan komme sammen.
Legge til kalendere: På kontoret mitt er Gmail vår primære e-postserver, så det var enkelt å legge til alle kollegene mine kalendere for enkelt å sjekke alles tilgjengelighet når det gjelder planlegging av møter eller brainstorms. Hvis alle kollegene og vennene dine bruker Gmail som mine, er det et blunk å legge til alles kalendere. Bare skriv inn e-posten deres og vent på at de skal godta dem.
Fargekoordinering: Jeg elsker fargekoordinering, og det samme gjelder Gmail-etiketter for merking og tilgang til andres kalendere i Google Kalender. Du kan se din egen kalender til enhver tid, og deretter klikke deg inn på den andre kalenderen i listen for å se når den er tilgjengelig. Fargene du tilordner til hver kalender gjør det enkelt å skille planer fra forskjellige aspekter av livet ditt.
Planlegge på forhånd: Fargekoordinering er også nyttig når det gjelder planlegging av oppdrag på frist. Jeg liker å merke oppgavene mine, med utgangspunkt i en rekke varme fargetoner til avkjøling, avhengig av hvor presserende det er. På denne måten kan jeg se hvilke oppdrag som må gjøres umiddelbart, og hvilke jeg har mer tid til å planlegge, noe som gjør en stor forskjell når arbeidet begynner å hoper seg opp.