![Rural Woes: Spotty Cell Phone Service](/uploads/acceptor/source/70/no-picture2.png)
Jeg snakket med noen om e-post her om dagen, og hørte på dem klage på hvordan de bare ikke kunne få ting under kontroll. Så sendte jeg en e-post til en designervenn av meg om noe viktig, og han svarte aldri. Viser at innboksen hans er på 4000 e-postmeldinger, så han savnet den ...
Jeg pleide å være den fyren, men etter å ha prøvd ut en million forskjellige systemer, innså jeg at ingen teknikker fungerte for meg. Jeg trengte noe som passet inn i arbeidsflyten min, men som likevel var fornuftig. Nå fungerer dette kanskje ikke for deg, men gi den en sjanse, og kanskje vil du finne ut at du administrerer e-posten din litt bedre.
1. Innboks <20: Jeg ville virkelig jobbe med Inbox Zero-systemet, men det var ikke alltid mulig. Ofte ville jeg finne at jeg bare holder en eller to e-postmeldinger i innboksen, aldri fikk det til å skje og ha skyldfølelse senere.
I stedet for å holde meg til "null" -delen av regelen, har jeg bestemt meg for å holde det enkelt og sørge for at innboksen min alltid har mindre enn 20 e-poster. Ved å gjøre det føler jeg ikke skyld for å ha for mange der inne, eller ikke helt oppnå Inbox Zero. Eventuelle e-postmeldinger som er igjen i innboksen, er vanligvis der fordi de trenger å bli handlet snart, men ikke nødvendigvis umiddelbart.
2. 20 minutters regel: Jeg skulle ønske jeg kunne finne hvor jeg leste dette, fordi jeg ville gjerne referere til det her. Men forutsetningen var at du svarer på en tekstmelding i løpet av to minutter, e-post på 20 minutter, telefonsvarer på to timer, eller noe i tråd med disse linjene. Uansett de faktiske tallene, har jeg vedtatt 20-minutters regelen for å svare på e-post når det er mulig.
Ved å komme tilbake til folk forblir innboksen min rotfri, folk blir ikke sinte fordi jeg ikke har svart, og jeg holder meg organisert i prosessen.
3. Handle, arkivere eller søppel: Hver e-postadresse har en av tre handlinger for meg. Hvis jeg må handle på hva som er der inne, svarer jeg og tar den originale e-posten og arkiverer den i en arkivmappe. Hvis jeg trenger e-posten, men den ikke trenger noe svar (for eksempel en kvittering eller noe sånt), så legger jeg den inn i arkivmappen igjen. Til slutt, hvis det er spam eller søppel, bare søppel jeg det permanent, slik at det ikke skaper plass på harddisken. Jeg synes at dette systemet fungerer bra for meg fordi jeg alltid vet hvor jeg skal se etter noe, men jeg blir kvitt rotet samtidig.
4. Håndter e-post i grupper: Før jeg til og med har kommet meg ut av sengen, er det vanligvis 30 e-poster i innboksen min, som alle krever en slags oppmerksomhet. Selv etter å ha trimmet fettet og slettet spam, er det fremdeles en betydelig mengde e-post å håndtere, noe som kan være frustrerende. Hvordan gjør jeg det?
Siden jeg får så mange e-postmeldinger, kan jeg vanligvis håndtere dem i partier, selv innen 20-minutters regelen. Dette betyr at jeg ikke taper tid på å sjekke innboksen min, stoppe den andre arbeidsflyten i prosessen.