Det er et sitat tilskrevet Bill Gates som jeg resiterer hele tiden: “Jeg velger en lat person til å gjøre en hard jobb; fordi en lat person vil finne en enkel måte å gjøre det på. ”Jeg elsker det fordi det fanger opp et følelse jeg alltid har funnet å ringe: Det er en måte å gjøre en skvisestykke til en dyd. Lat folk er de beste til å finne enkle måter å gjøre ting på. Rotete mennesker har de beste rengjøringstipsene. Og folk som er ukjent med å styre innboksen, har de beste rådene for kommunikasjon via e-post.
Jeg har oppsummert noen gode råd fra ønsketvaskede e-postmeldinger her for å bevise det. Og ja, navnene er blitt redusert for å beskytte innboksen.
Ikke send en e-post til mer enn én person, med mindre du absolutt må. Det er mindre sannsynlig at jeg svarer på det fordi jeg venter (og håper) å se om den andre personen gjør det. ”
"Jeg har begynt å fortelle det til folk i e-postene mine. Hvis du ikke hører fra meg innen [rimelig dato], så snill meg akkurat den morgenen med en emnelinje med alle kapsler. Når de først vet at jeg er seriøs, tror jeg at tillatelsen til å tulle hjelper med å få ting til å bevege seg, selv når en av oss slipper ballen.
“Bruken av handlingsinstruksjoner i overskriften sparer meg hele tiden. Skriv inn e-posten din med mottaker og tittel i utgangspunktet, og fortell meg hva du trenger. Noe som ‘HANDLING KRAVT: Nummer til neste år’, eller ‘FOR REVIEW: Bruk av konto XYZ,’ eller ‘RESPONSE NEEDED: morgendagens møte, regneark vedlagt. 'Hvis jeg ser en av disse uthevede handlingsinstruksjonene, prioriterer jeg den vanligvis, og hvis jeg er avsender, har jeg en veldig bedre respons vurdere."
"Når jeg har å gjøre med folk som suger på e-post, sender jeg dem nummererte lister med spørsmål jeg trenger dem til å svare på."
“Autosvar er en livredder! Jeg er et show for én kvinne og ærlig talt, ikke alt som kommer gjennom innboksen min er førsteprioritet. ”Denne travle kvinnen har en automatisk svar på hver sin e-postkonto med en melding som inviterer kunder med presserende forespørsler om å sende tekst eller ringe, og stiller en forventning til svaret hennes: "Hvis du ikke har mottatt svar innen 48 timer, følg opp."
“Etiketter er et must! Jeg kan enkelt sortere gjennom alt på den måten. Jeg satte opp filtre for automatisk å arkivere (hoppe over innboksen) på ting som ikke trenger umiddelbar respons, slik at det holder innboksen min håndterbar. "
"Hvis det tar mer enn to setninger å takle problemet i en e-post, er det sannsynligvis bedre å ha en samtale på telefon eller personlig. Legg så mange detaljer i emnelinjen som mulig. E-postmeldinger skal se mer ut som tekster enn kort fra bestemoren din. ”
"Ikke fortsett å svare på den samme e-posttråden på ubestemt tid hvis emnet endres. Det er vanligvis best å enten endre emnelinjen til e-posten, eller enda bedre, starte en ny e-post. Når du får 100+ e-poster per dag, må du være flink til å prioritere svar, så hvis jeg ikke vet hva en e-post handler om, eller tror det handler om et gammelt emne, er det mindre sannsynlig at jeg åpner den umiddelbart. Og det er spesielt nyttig når du trenger å gå tilbake og søke i gamle e-postmeldinger hvis emnelinjen stemmer overens med e-postadressen. "
Det virker motintuitivt, men mange av de vi spurte sa at smarttelefonen deres gjør dem verre på e-post. "Dette er en regel jeg prøver veldig hardt å implementere for meg selv: Ikke sjekk e-posten din med mindre du er tilgjengelig for å svare på e-postmeldinger. Jeg ender opp med å glemme å svare på noen e-postmeldinger eller legge fra meg svaret fordi jeg leste det og så glemte at jeg aldri svarte. Jeg prøver veldig hardt for bare å sjekke om jeg har tid og mental energi til å svare akkurat i det øyeblikket. ”
"Jeg har e-post i den daglige kalenderen min, og jeg prøver å holde meg unna den til den tid, og når de 30 minuttene er over, lukker jeg den."
“Jeg suger på e-post, men som for fem år siden begynte Gmail på magisk vis å sende alt direkte til papirkurven. Jeg kunne ikke finne ut hvordan jeg skulle omdirigere det, og etter noen halvhjertige forsøk i en uke, fant jeg ut at jeg likte det. Nå flytter jeg ting ut av søpla til innboksen hvis jeg vil lagre det. alt annet blir magisk slettet hver måned eller noe. ”