Når året nærmer seg slutten, sliter folk overalt for å finne noe skinn av normalitet i en virkelig turbulent periode. Men mange har fortsatt ansvar som krever at de er funksjonelle og produktive på et eller annet nivå, og det å føle at fokuset ditt blir trukket i alle mulige retninger, kan gjøre et tall på deg produktivitet. Jeg vet at jeg ikke er alene når jeg sier at fokuset mitt har slått.
Som noen som har jobbet hjemmefra hele livet, har jeg utviklet mange vaner for å holde meg motivert og på toppen av alt - men vanene som pleide å fungere for meg, er ikke lenger tilgjengelige. Jeg pleide å være innom pilatesenteret mitt for en treningsøkt for å øke serotoninnivået, eller jobbe på en kaffebar eller et bibliotek, noe som ga meg en følelse av fellesskap i stillheten. Siden mesteparten av arbeidet mitt gjøres gjennom mine to beste venner (Gmail og Google Drive), måtte jeg finne en måte å håndtere arbeidsmengden på, selv når tankene mine føles som om de er på siste ben.
Jeg er en av de menneskene som tror på "innboks null" på slutten av hver eneste dag, og min tidligere måte å administrere i Before Times var å svare på e-post når de kommer. Men nå, når det føles som om alt kommer med dobbelt så normal hastighet, blir jeg overveldet av kommunikasjonsmassen som kommer fra alle vinkler.
For å legge til litt organisasjon i livet mitt, kom jeg på et sorteringssystem som kan hjelpe meg med å prioritere det som krever mest av båndbredden min mens jeg appellerer til mine visuelle behov.
Systemet jeg utviklet er et triks som jeg lærte fra et designkurs jeg gikk på college. Vi lærte om fargeteori, og hvor mange mennesker som har naturlige assosiasjoner med farger. For eksempel når vi ser røde toner, har vi en tendens til å assosiere veldig aggressive (og ofte negative!) Ting som en lærers røde penn, eller et "ikke forstyrr" -signal fra Slack.
De underbevisste hintene vi tar fra fargetoner har en enorm effekt på hvordan vi behandler informasjon. (Det er derfor når du maler soverommene på soverommet ditt, vil du kanskje velge en farge som er beroligende kan slappe av.) Når jeg åpner innboksen og blir bombardert av e-post, er min naturlige tilbøyelighet til å lukke laptop. Standardteknologisk design er hvite, grå og primære farger: dette er fargene vi ofte forbinder med selskaper (se: Googles hele logopaletten) og som noen som er mer visuelt berørt, ønsket jeg å gjøre designet mitt mer varmt og personlig.
Prosessen er enkel, men effektiv: Hver gang jeg åpner e-postmeldingen min, ser jeg først på uleste e-postmeldinger som har kommet på vei siden sist jeg var i innboksen min. Jeg tar fem til ti minutter å sile gjennom søppelpost, og vurderer deretter raskt resten av e-posten min: Jeg bestemmer hvilken etikett den faller under, og hvor raskt jeg trenger å svare.
For å starte, delte jeg opp etikettene mine i fire kategorier, alt bestemt av tid: "Svar innen time", "Svar med EOD", "Svar av EOW" og "Svar når Mulig." Alle tidsetikettene mine er oransje fordi de er nær nok til at det haster med rødt, men uten den instinktive alarmen som neonrød utløser i vår underbevissthet. Haster, men ikke stressende.
Jeg fant ut at ved å avlaste meg selv fra å være konstant tilgjengelig, var jeg faktisk i stand til å fokusere mer. Eksperter har studert de positive effektene av sette "kontortid" for e-post og det har vist seg å forbedre effektiviteten, noe jeg opplevde på førstehånd. Så mye som jeg fleiper om at e-postmeldinger er stressende, for hvis du sender en, får du plutselig tre til, det er veldig skremmende og stressende når du prøver å holde oversikt over flere samtaler som alle har varierende grad av hastverk. Ved å lage et tidsbasert merkesystem kan jeg fokusere på hva som må prioriteres og hva som kan sees på senere på dagen eller uken.
Jeg begynte å legge til flere etiketter basert på e-postkategorien. Dette gjøres slik at jeg med et øyeblikk vet hvilke av oppgavene jeg kanskje forsømmer mest til enhver tid. Her er fargemerkene jeg har krysset ut fra mine egne behov:
I følge fargelære er gul den første fargen du legger merke til. Siden jeg primært bruker e-posten min til arbeidsrelaterte ting, ønsket jeg et enkelt og øyeblikkelig flagg for all arbeidsrelatert korrespondanse.
Jeg unngår å bruke to farger: rød og lilla, fordi de pleier å spisse stresssensorer i pupillen. Enkelte farger har mer aggressive assosiasjoner, enten bare ved metning eller ved tilknytning (takket være reklame), og eksperter har studert hvilke farger som skal unngås hvis du prøver å stresse deg selv. På samme måte som folk flest ikke vil male soverommene lyse rødt, vil du sannsynligvis ikke se på skjermen som er prikket med røde etiketter.
Siden jeg begynte å fargekode innboksen min, har jeg lagt merke til en betydelig endring, selv bare forventningen om å åpne e-posten min. Jeg kan se visuelt hva som trenger oppmerksomhet og når, og systemet gir meg en plan for å takle oppgavelisten min.
Jeg har brukt dette systemet i noen måneder nå, og mens jeg fremdeles blir mer overveldet av verden på stor, er jeg i stand til å revurdere hva som trenger prioritering mer effektivt og til gjengjeld, være mer produktive i løpet av vei. Jeg føler meg definitivt mindre presset til å gjøre alt på en gang og fra et øyeblikk vite hva som trenger min oppmerksomhet. Og når pandemien ender, planlegger jeg å holde meg til dette systemet bare fordi det gjør livet mitt litt mindre stressende, en fane om gangen.